مواقع بسیاری پیش می آید که، از یک همکار می خواهم تسکی را انجام دهد، مثلا در ذهن خودم فکر می کنم این تسک حدود ۲ ساعت انجام می شود اما بعد متوجه می شوم که او حدود ۴ روز درگیر آن تسک بوده است.
برخی موارد هم پیش می آید که همکاران از یکدیگر گله می کنند که یکی از آن ها با دقت به حرف او گوش نداده و اساسا تسک را به شکل دیگری انجام داده است یا با دقت کمتر/بیشتر از حد نیاز، که اصلا لازم نبوده است.
دو سه سالی درگیر این ابهامات و عدم توانایی مناسب در برقراری ارتباط بودیم، تا به این نتیجه رسیدیم که بهتر است در زمان تفویض کار یا گزارش گیری، چهار سوال بین طرفین مطرح شود:
- چه زمانی باید تحویل دهم/دهی؟ (Task Deadline)
- هدف از این تسک/گزارش چیست؟ (Task Goal)
- با چه کیفیتی از ۱۰ انجام شود؟ (Task Quality)
- مالک این تسک یا شخصی که تولید کننده این تسک بوده چه کسی است؟ (Task Owner)
سوال اول به این دلیل است که در زمان مناسب و کارآمد بتواند تسک یا گزارش را تحویل دهد. نکته دیگری که دارد با همین سوال اولویت آن هم برای شخص واگذار کننده مشخص می شود. برخی مواقع اساسا با اعلام زمان شخص مقابل متوجه می شود که اینکار چقدر مهم است.
به عنوان مثال وقتی می گویم این کار را تا یک ساعت دیگر برسان به احتمال زیاد یک گزارش سطحی می خواهم، اگر به موردی برخوردم گزارش موردی دقیق می گیرم.
سوال دوم خیلی مهم است و در دل خود کلی مشکل را حل می کند. بعضا پیش می آید ما می گوییم فلان گزارش را برای ما بیاور یا فلان تسک را انجام بده، اگر هدف را بگویم احتمال دارد طرف مقابل راهکار ساده تری بدهد. اما اگر ما فرایند گرا با او صحبت کنیم او هم می رود و براساس راهی که ما مشخص کردیم به مقصد می رسد. در صورتی که ما باید نتیجه گرا باشیم در موارد اینچنینی.
مگر اینکه نتیجه برایمان مشخص باشد و دقیقا از راهی که ما می گوییم انجام شود چون خود راه حل را هم می خواهیم امتحان یا چک کنیم.
سوال سوم مشخصا اشاره دارد به اینکه چقدر برای شخص این کار مهم است.
کاری که باید با کیفیت ۴ از ۱۰ انجام شود (به عنوان مثال) حدود ۲ ساعت، همان کار ۸ از ۱۰ احتمالا ۲ روز و همان کار ۱۰ از ۱۰ احتمالا یک هفته طول می کشد. رابطه بین کیفیت و زمان غیر خطی است.
سوال چهارم دلیل مهمی بود که بعد از یک سال این مطلب را به روز کردم.
برخی اوقات به دلیل قدیمی شدن تسک، اساسا هدف اصلی تسک را فقط کسی می داند (یا بهتر است بگوییم در خاطرش مانده) که خودش تسک را با هدف خاصی تولید کرده و اگر از سایرین هدف را بپرسیم بیشتر گمراه می شویم.
در پایان چند نکته کاربردی را هم عرض می کنم تا بتوانم مطلب را بهتر ببندم:
نکته۱: بعد از توضیحات برای واگذاری تسک اگر با طرف مقابل تعارف ندارید بخواهید که حالا توضیح دهد که شما دقیقا چه خواستید (البته حتما یادداشت برداری کرده باشد)، اگر هم به هر دلیلی راحت نیستید بگویید حالا من دوباره یک جمع بندی کوتاه می کنم شاید نکته ای از دستم در رفته باشد.
نکته۲: ترجیحا اگر تسک کمی بزرگ است بخواهید که حدود ۱۰ یا ۲۰ درصد را انجام دهد و فرآیند را با شما دبل چک کند. تا از هدر رفتن زمان جلوگیری شود.
با تشکر
حمید طهماسبی
9 دیدگاه روشن 4 سوال مهم در واگذاری/دریافت تسک
به این مطلب باید 100 امتیاز مثبت داد.
مرسی که اینقدر ساده و موثر برای یک مسئله ی مهم راه حل ارائه کردید.
روش جالبی بود.
من از یه روش دیگه استفاده میکنم برای تفویض کار به کسی.
1- توضیح هدف تسک (Goal Define)
2- بازخورد گیری از فرد (هدف تسک رو چی درک میکنی؟)
3- توضیح کاری که باید انجام بشه
4- توضیح نحوه دریافت خروجی (من چطوری تحویل می‌گیرم)
5- Deadline تسک بر عهده فرد تحویل گیرنده گذاشته میشه. بهشون میگم فکر میکنی چند روز کار ببره این تسک و کی تحویلم میدی؟
6- معرفی لاین ارتباطی و گزارش دهی
نکته مهم اینه که در کل فرآیند ارتباط قطع نمیشه و هر لحظه که فرد احساس کنه باید جایی بهش توضیح داده بشه، من در دسترسش هستم.
با مهر
یاور
قربانت
دل تنگتم وقت بزار ببینمت
روش تو هم دوست داشتی بود.
این روش من برای بین خود بچه های تیم هم کاربرد داره. تجربه من میگه معمولا 3 4 تا خط گایدلاین رو بیشتر کسی تو ذهن نمی سپاره، همین هم انجام بشه من دستشون رو می بوسم.
سلام، چند روز پیش شرایطی برام پیش اومد که بین ددلاین و کیفیت باید اولویت بندی می‌کردم و برام سوال پیش اومد، با اینکه این مطلب رو قبلا خونده بودم اما امروز اومدم دوباره خوندمش و سوالم پابرجاست، گفتم اینجا بپرسم شاید برای یک نفر دیگه هم سوال باشه که اگر تسکی به ما واگذار شد و شرایطی پیش اومد که باید اولویت بندی کنیم، اولویت با کدومه؟
این نوشته مروری از آموخته های من از کار داخل خدمت از ما بود و فرصتی داد به من تا از یک معلم و استاد خوبم که درس های زیادی رو به من آموزش داد تشکر بکنم.
حمید طهماسبی عزیز که از اون همیشه تا آخر عمر به عنوان یکی از تاثیر گذارترین و دلسوزترین افراد زندگیم یاد میکنم که درس ها و مهارت های خیلی زیادی رو به من آموخت و من همه تلاشم رو میکنم که از این آموخته ها به شکل مفید و مثبت استفاده بکنم.
روز معلم رو به حمید طهماسبی، استاد و معلم خوبم تبریک میگم.
۹۹/۲/۱۳
امین جان مطمئنا که داری اغراق می کنی و هر چی میگی از لطفت نسبت به من هست. من فقط یه اخلاقی که دارم این هست که نمی تونم ببینم کسانی که اطرافم هستن ساکن باشن، حتی شدید تر از اون رشدشون کم باشه. دلم می خوا همه اطرافیانم رو قوی کنم و اونا هم اطرافیانشون رو قوی تر کنن. اینجوری میشه که ما یک شبکه از افراد ساعی و کوشا که به مهارت های نرم خودشون اهمیت میدن رو می تونیم داشته باشیم.
به هر حال ممنونم ازت
خیلی زود همدیگر و خواهیم دید و حسابی گپ می زنیم
درود و خدا قوت
ببین اینجایی که نوشتی، سه سوال بین طرفین مطرح شود:
چه زمانی باید تحویل دهم/دهی؟ (Deadline)
هدف از این تسک/گزارش چیست؟
با چه کیفیتی از ۱۰ انجام شود؟
یه مورد دیگه هم اضافه بشه منتهی به عنوان مورد اول
پیشنهاد، راهکار جایگزین یا امکان تغییر
از طرف مقابل یا طرفین مقابل پرسیده شود که آیا پیشنهاد بهتری دارند؟ امکانش هست با تسک دیگری ترکیب شود؟ کلا ممکن است پیشنهاد ارائه شده فهم مسئله را تغییر دهد.
آیا میتوان آن را به شکل دیگری تغییر داد؟ به نظرم این باعث میشود که از طرف مقابل آنچه را که خواسته ایم بیشتر درک کند.
درود و خدا قوت
راهکار جالبیه.
میشه یه مورد دیگه رو هم اضافه کرد:
پیشنهاد ؛ راهکار جایگزین یا امکان تغییر
مرسی
پیشنهاد خوبیه
اما میشه یکم در موردش بیشتر توضیح بدی که مطمئن شم منظورت رو متوجه شدم
سایدبار کشویی
درباره من
حمید طهماسبی هستم.
علاقه‌مند به کارآفرینی و مدیریت
در این سایت سعی می کنم از تجربیات و مشاهدات خودم در مورد کسب و کار و زندگی روزمره بنویسم. (برای خواندن درباره من کامل تر کلیک کنید)
دسته بندی مطالب
آخرین دیدگاه ها
نوشته‌های تازه
لینک های مفید
پربازدید ها